No último dia 19 de dezembro de 2017, reuniram-se na Casa dos Conselhos Municipais, situada à rua Manoel Joaquim Fernandes nº 62, membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos- CPAD, com o objetivo de votarem os prazos de eliminação e guarda para a documentação produzida e acumulada pelos setores da Prefeitura Municipal de Garça.
A CPAD foi instituída pelo Decreto Nº 8016/2013, sendo que atualmente é constituída por doze membros: Alexandre de Araújo Lamattina ? Câmara Municipal de Garça; Amélia Regina Maiostri ? Historiadora; Ana Cláudia Silva Barba ? Secretaria Municipal de Cultura; Ana Lúcia Galdino de Carvalho ? Arquivo Público Municipal de Garça; André Pazzini Bonfim ? Serviço Autônomo de Água e Esgoto; Jaquelina do Amaral ? Departamento de Controle, Patrimônio e Arquivo Público ? Prefeitura Municipal de Garça; Juliana Louzada Moretti ? Biblioteca Pública Municipal de Garça; Luiz Roberto Lopes de Souza - Instituto de Aposentadoria e Pensão dos Servidores Públicos do Município ? IAPEN; Marcos Roberto dos Santos - Departamento de Recursos Humanos - Prefeitura Municipal de Garça; Mauro Ribeiro Júnior - Departamento de Rendas Municipais - Prefeitura Municipal de Garça; Rafael de Oliveira Cita - Procuradoria Geral do Município - Prefeitura Municipal de Garça; Saulo Muniz Simionato ? Departamento de Controle, Patrimônio e Arquivo Público ? Prefeitura Municipal de Garça; Sílvio Pereira do Valle Júnior - Departamento de Contabilidade - Prefeitura Municipal de Garça. Sua criação justifica-se pela necessidade de se ter uma Comissão constituída legalmente para identificar os valores dos documentos e votar seus prazos de guarda.
O Dicionário de Terminologia Arquivística (1996), menciona que todos os documentos possuem um valor administrativo. Trata-se da razão de ser do documento, sendo de vital importância para a execução da atividade administrativa de uma entidade produtora. Outro valor referente ao documento é o fiscal. Sendo este, atribuído ao documento para a comprovação de operações financeiras ou fiscais. Nesta categoria, enquadram-se documentos referentes ao pagamento de dívida pública, dívida ativa, transações financeira, escrituração contábil dentre outros.
O documento também pode apresentar valor probatório e/ou legal, necessário a comprovação da veracidade de um fato ou direito. Este valor se refere a forma como está organizado o governo, ou seja, sua origem, criação, estrutura, competência. Nesta categoria enquadram-se as leis, decretos, regimentos, regulamentos, estatutos, dentre outros.
Por outro lado, poderá ou não ser detectado no documento seu valor informativo. Este valor independe do valor probatório. Trata-se da qualidade pela qual um documento possui de acordo com as informações nele contida. Nesta categoria enquadram-se documentos que apresentam informações sobre coisas, seres e fatos.
Entretanto, gostaria de ressaltar que tais valores são detectados nos documentos por meio das etapas da avaliação arquivística. Tais etapas consistem primeiramente em consultar a legislação pertinente aos documentos com o objetivo de verificar se consta na mesma, prazos de guarda para a documentação em questão. Após esta etapa, faz-se necessário efetuar entrevistas com os responsáveis pela produção dos documentos nos setores da Prefeitura Municipal de Garça tendo em vista, que ambos são peças fundamentais na determinação do tempo de guarda documental. Finalizando, a documentação será submetida a identificação do seu valor histórico (probatório e/ou informativo) por meio de uma minuciosa análise realizada pelo historiador. Na CPAD quem está incumbida desta responsabilidade atualmente é a historiadora Amélia Regina Maiostri.
Encerrada todas as etapas da avaliação documental/arquivistica, a documentação considerada inservível para a administração e a história será encaminhada para a eliminação, respeitando-se o prazo de publicação no Edital de Ciência de Eliminação, que corresponde ao prazo de 30 a 45 dias para eventuais manifestações bem como, a documentação considerada de cunho histórico (probatório e/ou informativo) será direcionada para a guarda permanente. Oportuno mencionar, que a documentação votada para ser eliminada, será encaminhada após cumprido o prazo estipulado no Edital à empresa ?Garpol? aonde a mesma será eliminada e o dinheiro arrecadado com a venda das aparas de papel será direcionado ao Fundo Social de Solidariedade.
Partindo desse pressuposto, podemos verificar que a CPAD exerce um papel fundamental no acesso à informação e no resgate da memória do município, considerando-se que os documentos resultantes do processo de avaliação documental estão sendo organizados segundo critérios arquivísticos e disponibilizados para o acesso público.
Artigo: Comissão Permanente de Avaliação de Documentos ? CPAD.
Referência: DICIONÁRIO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA. São Paulo: Associação dos Arquivistas Brasileiros/Núcleo Regional de São Paulo: Secretaria de Estado da Cultura, 1996.