Os membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da Prefeitura de Garça se reuniram no dia 11 de outubro, na Casa dos Conselhos Municipais, para analisar e votar os prazos para a guarda e eliminação da série documental denominada ?Ordem de pagamento?, produzida pelo Departamento de Contabilidade. Esta série é considerada um tipo de Documentação Contábil.
Documento contábil é toda e qualquer informação proveniente do conhecimento contábil registrada em um suporte material, como por exemplo: notas de compra e venda de serviços; duplicatas pagas; extratos bancários; comprovantes de despesas e custos; comprovantes de débitos/créditos bancários, etc. Esses documentos são utilizados para a realização da escrituração contábil, mediante a qual se registram em livros próprios todos os atos e fatos ocorridos com a finalidade de construir e relatar o histórico patrimonial da entidade contábil.
As instituições públicas produzem uma diversidade documental que está diretamente relacionada às atividades desenvolvidas por elas. No que concerne às atividades-meio organizacionais, uma com grande visibilidade é área fiscal, devido à carga de obrigações que as empresas têm para com o fisco brasileiro e os danos financeiros que uma fiscalização pode acarretar. Com isso, gerenciar essas informações torna-se substancial, tendo em vista, a grande quantidade de documentos contábeis produzidos.
Por meio dos tipos documentais produzidos em uma instituição pública, é possível identificar as funções e atividades de um determinado setor, para isso é necessário, a análise documental, de modo a facilitar o desenvolvimento dos instrumentos arquivísticos, como a tabela de temporalidade e plano de classificação, bem como facilitar a manutenção e consulta ao acervo.
Os documentos produzidos e acumulados por uma instituição pública apresentam um ciclo de vida ao qual devem ser respeitados todas as suas características e peculiaridades. Toda documentação independente de seu suporte, formato, deve receber o tratamento adequado para seu uso e preservação. Após sua produção, os documentos são tramitados pelos setores até chegar a sua destinação final e encaminhado para a sua eliminação ou guarda permanente.
Desta forma, pode-se verificar a necessidade de uma Comissão constituída legalmente para exercer a função de votar os prazos de guarda e eliminação dos documentos produzidos e acumulados por uma instituição bem como, a elaboração de um plano de classificação arquivística e tabela de temporalidade de documentos como instrumento de controle e consulta ao acervo documental.
No âmbito da Prefeitura Municipal de Garça, foi criada a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos ? CPAD, constituída por membros da Prefeitura Municipal de Garça; Serviço de aposentadoria; Serviço Autônomo de Água e Esgoto e Câmara Municipal de Garça.
A CPAD foi instituída pelo Decreto Nº 8016/2013, sendo que atualmente é constituída por doze membros: Alexandre de Araújo Lamattina ? Câmara Municipal de Garça; Amélia Regina Maiostri ? Historiadora; Ana Cláudia Silva Barba ? Secretaria Municipal de Cultura; Ana Lúcia Galdino de Carvalho ? Arquivo Público Municipal de Garça; André Pazzini Bonfim ? Serviço Autônomo de Água e Esgoto; Jaquelina do Amaral ? Departamento de Controle, Patrimônio e Arquivo Público ? Prefeitura Municipal de Garça; Juliana Louzada Moretti ? Biblioteca Pública Municipal de Garça; Luiz Roberto Lopes de Souza - Instituto de Aposentadoria e Pensão dos Servidores Públicos do Município ? IAPEN; Marcos Roberto dos Santos - Departamento de Recursos Humanos - Prefeitura Municipal de Garça; Mauro Ribeiro Júnior - Departamento de Rendas Municipais - Prefeitura Municipal de Garça; Rafael de Oliveira Cita - Procuradoria Geral do Município - Prefeitura Municipal de Garça; Saulo Muniz Simionato ? Departamento de Controle, Patrimônio e Arquivo Público ? Prefeitura Municipal de Garça; Sílvio Pereira do Valle Júnior - Departamento de Contabilidade - Prefeitura Municipal de Garça. Sua criação justifica-se pela necessidade de se ter uma Comissão constituída legalmente para identificar os valores dos documentos e votar seus prazos de guarda.
A documentação votada pela CPAD para ser eliminada será publica no Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, que ficará à disposição para possíveis manifestações de munícipes no período de 45 dias a contar da data da duplicação do mencionado Edital. Após o término desse período, a documentação votada será encaminhada para a empresa Garpol (Garça) para ser eliminada por meio da fragmentação mecânica.