Os membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) estiveram reunidos na última segunda-feira, dia 6 de maio, no Paço Municipal, analisando e votando os prazos para a guarda e eliminação da documentação pertencente à Secretaria Municipal da Saúde, oriundos do setor de Vigilância Sanitária e Farmácia. Os prazos foram todos publicados na edição desta terça-feira, dia 7 de maio de 2019, no Diário Oficial Eletrônico do Município.
De acordo com Ana Lúcia Galdino de Carvalho, do Arquivo Público Municipal de Garça, as instituições públicas produzem uma diversidade documental que está diretamente relacionada às atividades desenvolvidas por elas. No que concerne às atividades-fim organizacionais, uma com grande visibilidade é a área da saúde, devido à grande quantidade de serviços prestados à população. Com isso, gerenciar essas informações torna-se crucial, tendo em vista, a grande quantidade de documentos produzidos nos setores da Saúde Pública.
Por meio dos tipos documentais produzidos em uma instituição pública, é possível identificar as funções e atividades de um determinado setor. Para isso é necessário, a análise documental, de modo a facilitar o desenvolvimento dos instrumentos arquivísticos, como a Tabela de Temporalidade Documental e Código de Classificação Arquivística, bem como facilitar a manutenção e consulta ao acervo.
Os documentos produzidos e acumulados pelos setores da Vigilância Sanitária e Farmácia apresentam um ciclo de vida ao qual devem ser respeitados todas as suas características e peculiaridades. Toda documentação independente de seu suporte, formato, deve receber o tratamento adequado para seu uso e preservação. Após sua produção, os documentos são tramitados pelos setores até chegar a sua destinação final e encaminhado para a sua eliminação ou guarda permanente.
Desta forma, pode-se verificar a necessidade de uma Comissão constituída legalmente para exercer a função de votar os prazos de guarda e eliminação dos documentos produzidos e acumulados por uma instituição bem como, a elaboração de um Código de Classificação Arquivística e Tabela de Temporalidade de Documentos como instrumento de controle e consulta ao acervo documental.
No âmbito da Prefeitura de Garça, foi criada a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, constituída por membros da Prefeitura de Garça; Instituto de Aposentadoria e Pensão dos Servidores Públicos do Município (Iapen) de Garça; Serviço Autônomo de Águas e Esgotos (SAAE) e Câmara Municipal de Garça.
A CPAD foi instituída pelo Decreto Nº 8016/2013, sendo que atualmente é constituída por 12 membros: Alexandre de Araújo Lamattina (Câmara Municipal de Garça), Amélia Regina Maiostri (Historiadora), Ana Cláudia Silva Barba (Secretaria Municipal de Cultura), Ana Lúcia Galdino de Carvalho (Arquivo Público Municipal de Garça), André Pazzini Bonfim (SAAE), Jaquelina do Amaral (Departamento de Controle, Patrimônio e Arquivo Público ? Prefeitura de Garça), Juliana Louzada Moretti (Biblioteca Pública Municipal de Garça), Luiz Roberto Lopes de Souza (Iapen), Marcos Roberto dos Santos (Departamento de Recursos Humanos - Prefeitura de Garça), Mauro Ribeiro Júnior (Departamento de Rendas Municipais - Prefeitura de Garça), Rafael de Oliveira Cita (Procuradoria Geral do Município - Prefeitura de Garça), Saulo Muniz Simionato (Departamento de Controle, Patrimônio e Arquivo Público ? Prefeitura de Garça), Sílvio Pereira do Vale Júnior (Departamento de Contabilidade - Prefeitura de Garça).
A criação do CPAD justifica-se pela necessidade de se ter uma comissão constituída legalmente para identificar os valores dos documentos e votar seus prazos de guarda. O trabalho vem sendo exercido com comprometimento, dedicação e seriedade, no tocante a eliminação dos documentos considerados inservíveis para a administração, ou seja, desprovidos de valores, legais, fiscais e na preservação daqueles em que são identificados seus valores, informativos, probatórios e históricos.
Oportuno ressaltar que a relação da documentação votada pela CPAD para ser eliminada foi publicada no Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, no Diário Oficial Eletrônico do Município de Garça, no dia 7 de maio de 2019, ao qual ficará à disposição para possíveis manifestações de munícipes no período de 45 dias úteis, a contar da data da duplicação do referido Edital.
