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A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos ? CPAD, foi criada pelo Decreto nº 8016/2013 com a função de realizar a etapa da Avaliação Arquivística dos Documentos produzidos e acumulados pelos setores da Prefeitura de Garça. Importante ressaltar, que os membros dessa comissão são responsáveis por elaborar o Código de Classificação Arquivística da Gestão Municipal bem como, a Tabela de Temporalidade Documental, no qual são fixados todos os prazos para a guarda e eliminação da documentação votada nas respectivas reuniões que são realizadas.

Assim sendo, nessa última quinta-feira, dia 3, a CPAD, reuniu-se novamente com o objetivo de estabelecer os prazos para a guarda e eliminação dos documentos pertencentes às secretarias de Educação e a de Saúde. Estavam presentes nessa reunião a Ana Lúcia Galdino de Carvalho (Secretaria de Gestão Administrativa); Saulo Muniz Simionato (Departamento de Controle, Patrimônio e Arquivo Público); José Victor Fróio dos Santos (escriturário); Sílvio Pereira do Valle Junior (Departamento de Contabilidade);  Ricardo Sartori Berti (Departamento de Tecnologia da Informação); Luciana Cristina Vieira da Cruz (Sociedade Beneficente Caminho de Damasco); Maria Fernanda Caetano M. Ferreira (Sociedade Beneficente Caminho de Damasco);  João Carlos Venâncio (diretor da EMEIF Sílvio Sartori) e a historiadora Amélia Regina Maiostri.

Para que fosse concluída a etapa da votação dos documentos pertencentes às duas secretarias mencionadas acima, foi realizado anteriormente um levantamento de toda documentação existente nas Unidades Básicas de Saúde - UBS e nas Unidades Escolares, por meio de visitas técnicas realizadas pela arquivista, Ana Lúcia Galdino de Carvalho, quando foram identificados todos os tipos de documentos existentes nas UBS e nas unidades escolares bem como, os métodos utilizados no tocante ao arquivamento e acondicionamento dos mesmos. 

Após a finalização dessa etapa, procedeu-se a mencionada reunião da CPAD, em que foram votados os prazos para a guarda e eliminação dos documentos, que constam no Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, publicado no Diário Oficial do dia 04/12/2020, ficando à disposição para possíveis manifestações por quarenta e cinco (45) dias. Após esse período, a documentação considerada desprovida de valor administrativo e histórico será encaminha para sua posterior eliminação.